A comunicação eficaz acontece de muitas maneiras – falando, ouvindo, sinalizando, desenhando e através de música, só para citar algumas. Para garantir que nossa mensagem seja transmitida corretamente, precisamos empregar ferramentas eficazes de comunicação.
O que constitui uma comunicação eficaz?
Quando falamos uns com os outros, precisamos ter certeza de que estamos transmitindo a mensagem certa da maneira certa. Isso exige definir o que constitui boas habilidades de comunicação no local de trabalho, se quisermos construí-las e utilizá-las para nós mesmos. Uma boa comunicação envolve muito mais do que a escolha de palavras e tom.
Primeiro, a mensagem deve ser clara e concisa. Nas áreas técnicas, existe o conceito de “depuração de pato de borracha”, que é a teoria de que se você não consegue explicar um código de computador de forma simples para um pato de borracha, então provavelmente não funcionará ou não será necessário no programa. Se você não consegue se explicar com clareza e sem complicações verbais extras, trabalhe em seu conceito ou na formulação de sua ideia antes de abordar a equipe ou o gerente.
A escuta ativa é outro aspecto da boa comunicação no local de trabalho. Evite formar uma opinião ou preparar suas palavras enquanto a outra pessoa ainda estiver falando. Dê toda a sua atenção e pratique dizer: “Deixe-me pensar nisso por um momento”, depois faça uma pausa em silêncio enquanto determina suas próximas palavras. Outros aspectos da escuta ativa envolvem parafrasear, fazer perguntas esclarecedoras, balançar a cabeça e fazer contato visual, tudo para demonstrar compreensão.
De acordo com a pesquisa de Albert Mehrabian, quando a comunicação é incongruente, ou seja, os elementos da comunicação transmitem mensagens diferentes, a linguagem corporal e as reações não-verbais representam 55% da comunicação. Ele diz que 38% da comunicação decorre da paralinguística (tom e outros elementos vocais), e apenas 7% do significado vem das próprias palavras. Gerenciar nossos corpos e expressões faciais durante uma conversa pode aumentar a eficácia e a clareza de nossas mensagens.
Depois, há o formato no qual fornecemos feedback, ideias ou soluções. Dale Carnegie recomenda em seus princípios para “Comece de uma maneira amigável”, “Chame a atenção para os erros das pessoas de uma maneira indireta” e “Empregue o incentivo, faça o erro parecer fácil de ser corrigido”. Estes são os princípios que os líderes fortes aplicam na sua abordagem de feedback.
Também estamos presentes no digital, o que significa que a comunicação pode ocorrer cara a cara, por meio de canais escritos, ou virtualmente, por meio de mensagens, áudio ou vídeo. Cada plataforma tem vantagens e desvantagens. Os líderes precisarão combinar as necessidades específicas da equipe com as políticas e procedimentos da empresa para encontrar um meio-termo que possibilite à equipe o melhor desempenho possível.
Mas as questões ainda permanecem: por que as competências de comunicação são importantes no local de trabalho? Em que realmente resulta uma comunicação eficaz? E que caminhos estão disponíveis para aprender habilidades eficazes de comunicação no local de trabalho?
Qual é o impacto da comunicação no sucesso?
Os benefícios de uma comunicação eficaz no local de trabalho são muitos.
O primeiro sinal de boa comunicação é o aumento da produtividade e da eficiência. Os tempos de entrega dos projetos e a precisão do trabalho podem ser reduzidos e aprimorados quando há instruções bem definidas e qualquer feedback é comunicado de forma clara.
Idealmente, isso leva a uma melhor resolução de conflitos e resolução de problemas. As equipes que são capazes de comunicar ideias, pontos de vista e sentimentos entre si estão mais preparadas para lidar com discussões, caso elas surjam. Isso leva a mais criatividade e equipes de alto desempenho.
Equipes de alto desempenho exibem uma forte dinâmica de equipe, com cada membro compreendendo as origens e influências de seus companheiros. Isso melhora ainda mais a comunicação e pode resultar em um trabalho melhor e mais rápido com os projetos atribuídos.
No geral, uma boa comunicação leva a um maior envolvimento, satisfação e moral dos colaboradores. Colaboradores engajados permanecem por mais tempo, levando a uma menor rotatividade. A comunicação aberta dentro de uma empresa também leva ao aumento da confiança e à renovada crença na visão da equipe.
Implementando uma boa comunicação no trabalho
Então, como fazemos isso? Como colocamos as rodas em movimento para aumentar as habilidades de comunicação no local de trabalho de nossas equipes?
- Promover uma cultura de comunicação aberta: incentive feedback e sugestões, crie plataformas e procedimentos para discussão e compartilhamento de ideias e certifique-se de cultivar a segurança psicológica interna para todos os colaboradores.
- Fornecer treinamento e recursos de comunicação: ofereça cursos e workshops sobre tópicos como escuta ativa ou comunicação, isso dará aos colaboradores acesso às ferramentas e tecnologias de comunicação de que precisam.
- Liderar pelo exemplo: gestores e líderes precisam demonstrar os comportamentos e a comunicação que desejam ver dos outros, o que exige a criação de oportunidades para check-ins e atualizações e ser transparente e respeitoso nas comunicações.
- Estabelecer protocolos de comunicação claros: ser claro sobre como comunicar é o primeiro passo para promover uma melhor comunicação entre outros; certifique-se de definir expectativas sobre quanta comunicação é necessária e com que rapidez, e estabeleça limites para quando a comunicação for inadequada (por exemplo, fora do horário de trabalho).
Construa uma comunicação eficaz hoje
A comunicação eficaz leva a melhores relacionamentos interpessoais e permite que você conheça melhor e lidere com influência. Estabelecer uma cultura de comunicação eficaz pode melhorar o seu negócio de várias maneiras. Comece sua jornada com o treinamento de Dale Carnegie.
Matt Norman
Matt Norman treina e aconselha executivos sobre como construir pessoas e cultura excelentes. Ele é presidente e CEO da Norman & Associates, o maior fornecedor norte-americano de programas de aprendizagem Dale Carnegie que ajudam as pessoas a melhorar a forma como se comunicam, lideram, influenciam e trabalham juntas.